Langkah-Langkah Membuat Laporan Tahunan

-->Langkah-langkah membuat laporan tahunan

Misalnya laporan penimbangan balita

1       Buka mifcrosoft excel. Lalu buat sebanyak 20 sheet dan rename sheet . Sheet pertama dimulai dengan nama data, sheet selanjutnya diberi nama dengan nama bulan, dimulai dari Januari-Desember, setelah 3 bulan beri nama sheet dengan triwulan (1,2,3,4) dan setelah 6 bulan diberi nama semester (1,2)  dan sheet terakhir beri nama tahunan.

2       Pada lembar kerja pertama atau sheet “data” buatlah tabel sesuai dengan yang dibutuhkan. Tabel ini berisi mengenai nama bulan, target (target dibagi 2 D/S dan N/D), pengirim laporan(buat nama dan NIP) dan mengetahui(buat nama dan NIP).

3       Membuat nama sel untuk memudahkan memanggil sel yang diinginkan :

-        Sorot atau blok sel .

-        Lalu perhatikan disudut kiri atas, terdapat kolom kosong yang memuat keterangan alamat sel, kolom kosong ini disebut dengan Name Box. Dalam kondisi sel yang masih tersorot, ketikan nama yang Anda inginkan pada Name Box tersebut.

-        Akhiri dengan menekan Enter pada keyboard.

4       Selanjutnya buat judul pada lembar kerja kedua dengan menggunakan rumus, =JUDUL&”PUSKESMAS”&PKM&”“&KAB”BULAN”&JAN&”TAHUN”&TAHUN.

Sebelumnya pada lembar kerja pertama atau sheet “data” ubah name box pada judul sesuai dengan rumus yang telah digunakan diatas.

5       Pada tiap-tiap cell tambahkan comment dengan mengarahkan kursor pada cell. Caranya yaitu dengan Klik kanan, insert comment.. dan buatlah comment sesuai dengan yang anda inginkan/butuhkan.

6       Selanjutnya editlah tabel yang akan dibuat sesuai dengan yang dibutuhkan. Lalu dalam menghitung anda dapat memakai rumus Anda dapat menggunakan =SUM (menjumlahkan), =AVERAGE (rata-rata) dan =COUNT (menghitung jumlah data)
LOGIKA IF UNTUK BINA :

-        maksudnya disini =IF(H9<tdsjan;”Bina”;”-”) posyandu di BINA jika nilai D/S nya kecil dari tdsjan adalah nama sel untuk target D/S pada bulan januari

-        maksudnya disini =IF(I6<tndjan;”Bina”;”-”) posyandu di BINA jika nilai N/D nya kecil dari tndjan yaitu nama sel untuk target N/D pada bulan januari

FORMULA COUNTIF

-        =”Catatan : Pada bulan “&jan&” ini, jumlah posyandu yang perlu dibina D/S nya adalah “&COUNTIF(K6:K15;”Bina”)&” posyandu dan yang perlu dibina N/D nya “&COUNTIF(L6:L15;”Bina”)&”  posyandu”

-        maksud formula diatas adalah countif menjumlahkan berapa banyak posyandu yang dibina D/S nya dan posyandu yang dibina N/Dnya sesuai dengan tabel yang di blok.

7       Langkah berikutnya buat tanggal pembuatan laporan dengan rumus =TEMPAT”,5 “&FEB&” “&TAHUN.

8       Langkah akhir anda dapat membuat grafik dengan langkah-langkah sebagai berikut:

-        Bloklah data yang akan menggunakan grafik

-        Pilih insert

-        sorot chart

-        Pilih chart sesuai dengan yang anda inginkan.

-        Klik next lalu finish.

-        Grafik juga bisa di edit sesuai yang dinginkan

9       Setelah itu copy lembar kerja pertama pada lembar kerja kedua (sheet “2″/ sheet “Februari”).  Namun tetap sesuaikan data yang terdapat pada diagram dengan cara klik kanan pada diagram > select data > pada daftar sheet dibawah pilihnya sesuai dengan  bulan yang akan diubah > blok data yang diinginkan > ok.

10    Edit kembali lembar kerja seperti pada tabel judul dan grafik agar sesuai dengan nilai di setiap lembar kerja

11    Memproteksi sheet agar data pada sheet tidak bisa diubahtapi yang membuat bisa merubah caranya :

-        blok data yang dipilih untuk boleh diubah kemudian klik kanan pilih format cell

-        pada format cell pilih protection centang hide klik OK

-        ambil protec sheet pada menu REVIEW pada tab atas kemudian masukkan password masukan reenter password kemudian klik OK

-        sekarang jika ingin merubah bagian dari sheet yang telah diprotec ini akan keluar peringatan seperti pada gambar dibawah ini kecuali merubah data yang diperbolehkan untuk diubah yaitu data yang kita pilih pada langkah pertama dari langkah ini

-        Untuk menghilangkan protec sheet pilih unprotec sheet kemudian masukkan kembali pasword tadi klik OK, maka sheet anda tidak terproteksi lagi

12    Laporan tahuan yang telah selesai bias di edit tampilannya sesuai yang kita inginkan dengan berbagai aplikasi yang terdapat pada mc. Excel

Untuk lebih jelasnya silahkan klik disini